SAF - Sistema de Administração de Frota de Veículos

• Apresentação
O sistema SAF é um sistema de informações especialmente desenvolvido para controle e coordenação do sistema físico de transportes:
- Apropria os custos e despesas de operação, manutenção e gestão da frota de veículos da forma histórica e padrão.
- Faz planejamento de frota através do dimensionamento, renovação e avaliação da condição técnica dos veículos.
- Gerencia a manutenção própria e de terceiros através das ordens de serviço, dos planos de manutenção, do apontamento da mão-de-obra própria, do controle dos itens de estoque da manutenção própria, dos históricos de manutenção dos veículos e da vida útil dos itens de seus sistemas veiculares.
- Controla os veículos da frota através dos indicadores gerenciais de operação, manutenção e gestão.

• Estrutura do Sistema
O sistema é constituído de rotinas de execução diária, agrupadas em blocos, que constituem o núcleo do sistema. Essas rotinas são as responsáveis pela operação dos seguintes módulos:
- Cadastros: veículos, clientes, credores, plano de contas, itens de estoque, bancos, pessoal, centros de custo e rotas.
- Movimentos: transporte, tráfego, manutenção, dimensionamento, renovação e avaliação técnica.
- Controle de frota: custo operacional histórico, custo operacional padrão e controle de frota.
- Relatórios: cadastro, movimento, tesouraria, manutenção e controle de frota.
- Ferramentas: preferências e senhas.
- Ajuda: ajuda do SAF e sobre o SAF.
- Back up: diário, mensal e recuperar arquivos.
A operação é orientada interativamente entre o sistema e o operador através de opções de execução oferecidas (menus).
As informações diárias são todas tratadas "on line" aliadas ao uso intenso de resposta em vídeo, permitindo extrema rapidez na obtenção dos resultados.

• Características Operacionais
- Cadastros

• Veículos - da frota própria - autônomos e agregados, com sinalização para licenciamento de veículos na tela principal.
• Clientes - da empresa de transportes.
• Credores - fornecedores e prestadores de serviços - opção desativada - vide módulo Tesouraria.
• Plano de contas - servirá para identificar a natureza da despesa - CND ("o que foi gasto").
• Itens de estoque - peças e componentes utilizados na manutenção própria dos veículos da frota.
• Bancos - cadastramento dos bancos utilizados na movimentação financeira da empresa de transportes - opção desativada - vide módulo Tesouraria.
• Pessoal - registra o pessoal envolvido, direta ou indiretamente, na administração da frota de veículos - com sinalização para renovação da CNH - Carteira Nacional de Habilitação na tela principal.
• Centros de custo - para identificar os setores onde estão lotados os funcionários ("onde foi gasto") que atuam, direta ou indiretamente, na administração da frota de veículos.
• Rotas - para identificar as rotas, roteiros e trajetos normalmente utilizados pela empresa de transportes.

• Trasporte - esta opção tem o propósito de manter o cadastro de Solicitações de Transporte, fazer o fechamento individualizado das STP's - Solicitações de Transporte, emitir Conhecimentos e efetuar o Faturamento Resumo, o Faturamento por Cliente e o Faturamento por Veículo.
• Tráfego - é nesta opção que ficam registradas as informações necessárias ao controle periódico da utilização dos veículos da frota, fornecendo dados para análise dimensional e de desempenho da frota. As informações colhidas da STP - Solicitação de Transporte são inseridas na opção TRÁFEGO. As informações da função TRÁFEGO alimentam a função CUSTO OPERACIONAL de modo a permitir o cálculo do custo operacional por km, por hora, por tonelada.km, o consumo de combustíveis, além dos índices de desempenho da frota dos indicadores gerenciais.
• Tesouraria - este módulo tem por objetivo registrar as Contas a Pagar, dar baixa nas Contas Pagas, registrar as Contas a Receber, dar baixa nas Contas Recebidas e controlar o Fluxo de Caixa. Os documentos hábeis para pagamento como: nota fiscal, nota fiscal fatura, aviso bancário, recibo de serviços prestados, duplicata etc, dão entrada no Contas a Pagar e são registrados. Quando o pagamento é efetuado, o documento sai do Contas a Pagar e vai para o Contas Pagas. Assim que o documento é conciliado, através do extrato bancário, ele sai do Contas Pagas e vai para o Contas Pagas e Conciliadas. As Contas Pagas e Conciliadas são as despesas indiretas: despesas com materiais de operação e despesas diversas dos setores que administram a frota de veículos e as despesas variáveis: despesas com combustíveis, lavagem/lubrificação, pneus e câmeras de ar, manutenção, lubrificantes e despesas acessórias, apropriadas pela Tesouraria.
Normalmente é usada a opção TESOURARIA do sistema para TRANSFERÊNCIA de dados do cadastro de Contas Pagas e Conciliadas da Empresa para o cadastro de Contas Pagas e Conciliadas do Sistema, quando a Empresa já possui sistema de TESOURARIA.
As informações da função TESOURARIA irão alimentar a função CUSTO OPERACIONAL HISTÓRICO para cálculo dos elementos de custo correspondentes às despesas variáveis e às despesas de administração da frota.
• Manutenção - A opção Ordem de Serviço faz a abertura das Ordens de Serviço de Manutenção para manutenção em oficina própria ou de terceiros. A escolha do veículo é feita entre aqueles que estão disponíveis. Permite a consulta ao Histórico de Manutenção antes da descrição dos serviços e da impressão da Ordem de Serviço de Manutenção, pelo nome da peça ou pelo código do item do sistema veicular. Sinaliza a próxima Manutenção Preventiva de acôrdo com os dados do Plano de Manutenção cadastrado.
O Apontamento da Mão-de-Obra Direta é feito nas empresas que possuem oficina de manutenção própria. São apontadas as horas produtivas, as horas extras e as horas perdidas em razão de falta de serviço, falta de material, treinamento etc.
A opção Controle de Estoque faz a movimentação dos itens no estoque de Peças e Componentes. Durante a movimentação é calculado o novo saldo em estoque e o novo preço unitário. O veículo, bem como a OSM aberta para manutenção em oficina própria, são debitados pelo valor da movimentação. É escolhido o serviço de manutenção que foi prestado: conserto, limpeza/lubrificação, regulagem, troca etc, bem como o compartimento e o Sistema Veicular da aplicação da peça/componente e a conta débito - C.N.D. do sistema veicular correspondente. Durante a movimentação de estoque da manutenção própria e durante o processamento da nota fiscal dos serviços de manutenção em terceiros, o Histórico de Manutenção de cada veículo é alimentado. O Histórico de Manutenção é documento de extrema importância no acompanhamento da manutenção na oficina própria e de terceiros, na certificação da necessidade de troca de peças/componentes e no cálculo da Vida Útil de cada item dos sistemas veiculares.
• Dimensionamento - o Método do Índice de Utilização Hora utilizado neste sistema é usado quando não existe a possibilidade de se definir a demanda de carga a ser transportada, mas é conhecida a demanda de transportes, que constitui o elemento básico e fundamental para o dimensionamento da frota.
• Renovação - o que se pretende é estabelecer critérios para renovação de frota observando-se entre outros fatores, a vida útil econômica e o ponto de substituição. A Vida Útil Econômica corresponde ao período que decorre desde o início da utilização do veículo, até que este deixa de estar operacionalmente ativo, mesmo recebendo manutenções corretivas e preventivas.
• Avaliação Técnica - a Avaliação da Condição Técnica do veículo deve ser utilizada como política complementar para priorização das propostas de Renovação de Frota dos veículos na condição de renovação imprescindível. Ela é feita de maneira estruturada, segundo critérios preestabelecidos e num determinado espaço de tempo, de forma a não distorcer os resultados das avaliações. A Avaliação Técnica é feita atribuindo-se notas pré-definidas para cada situação dos sistemas veiculares das funções de um veículo: mecânica, lataria, carroçaria, pintura e diversos. Cada função recebe uma ponderação que traduz a importância das funções para cada categoria de veículos. As notas e as ponderações poderão ser ajustadas de acordo com a experiência das equipes da área de manutenção da empresa. Os avaliadores deverão ser técnicos da área de transportes ou do órgão detentor do veículo.

• Custo operacional histórico - o custo operacional histórico de um veículo, nada mais é do que "o quanto se gasta" para fazê-lo rodar e desempenhar com eficácia seus serviços, mas é também um dos instrumentos mais seguros e eficazes para se controlar o desempenho econômico de um veículo. É aquele elaborado todos os meses com base em informações recebidas da Gestão da Frota:
o as despesas indiretas e as despesas diretas variáveis da opção TESOURARIA.
o os sálários e encargos do pessoal de supervisão da operação, manutenção e gestão da frota, além do pessoal direto de manutenção própria (mecânicos, eletricistas, funileiros ...) da opção CADASTROS - PESSOAL.
Da opção MANUTENÇÃO:
- a mão-de-obra própria apontada.
- as despesas diversas e as despesas com materiais de operação,
e da opção TRÁFEGO:
- o apontamento da utilização dos veículos (horas, quilômetros, toneladas e passageiros).
• Custo operacional padrão - é a opção desenvolvida para cálculo do custo padrão (custo apurado com base em dados estimados) da frota de veículos de empresas de pequeno porte ou de empresas de médio porte e de grande porte, que trabalham com frota de terceiros e/ou de agregados e que não tenham informações sobre custo operacional de frota e queiram calcular o custo padrão individual ou por família de veículos, ou seja, de veículos de mesma marca, modelo, tipo e combustível. O Custo Operacional Padrão permitirá ao gerente acompanhar a evolução dos elementos de custo histórico e distinguir aqueles que apresentam maiores desvios no período, com relação ao custo padrão, além de identificar os elementos que apresentam maior peso percentual no conjunto dos elementos de custo. Permitirá também identificar a melhor alternativa econômica de transporte para veículos de serviço pelo indicador gerencial Custo por Km e a melhor alternativa econômica de transporte para os veículos de carga pelo indicador gerencial Custo por Ton.Km. O Custo Operacional Padrão deverá ser ajustado mensalmente em cada um dos seus elementos de custo pela média depurada de cada um dos respectivos elementos do Custo Operacional Histórico dos 12 (doze) últimos meses.
• Controle da frota - controlar significa comparar o planejado com o realizado. Essa comparação é feita através dos indicadores gerenciais. Na fase de planejamento são estabelecidos os parâmetros a serem alcançados pelos indicadores gerenciais. Na fase de execução é feito o que foi planejado, ou seja, tenta-se alcançar o que foi planejado, na fase de controle são comparados os valores obtidos para os indicadores gerenciais com os respectivos valores planejados e na fase da ação são mantidos os valores fixados para os indicadores gerenciais ou definidos novos valores para eles e implementadas as ações corretivas.
O Controle de Gestão visa acompanhar de forma sistemática o desempenho da frota através dos Demonstrativos de Custo Operacional e dos Indicadores Gerenciais:
- Custos Históricos x Padrão - permite o ajuste dos elementos do custo padrão por comparação com os correspondentes elementos do custo histórico.
- Proposta de Renovação - como fazer a renovação e adequação de frota.
O Controle da Manutenção visa acompanhar a produtividade da manutenção no que se refere à conservação e/ou recuperação dos veículos avariados, através das informações fornecidas pela opção Manutenção e pelos Indicadores Gerenciais:
- Taxa Homem-Hora - para determinar a conveniência de se fazer manutenção em oficina própria ou de terceiros.
- Índice de Indisponibilidade em Manutenção - como mantê-lo dentro de um limite razoável.
- Reincidência de Manutenção por Sistema Veicular - indica os veículos que apresentaram defeitos repetitivos, favorecendo a análise da qualidade dos serviços de manutenção.
- Histórico de Manutenção - permite também a análise dos defeitos repetitivos, favorecendo a elaboração e revisão dos Planos de Manutenção.
- Movimento Diário de Veículos em Manutenção - possibilita ações imediatas para melhora da produtividade da oficina de manutenção.
O Controle da Operação visa acompanhar e cuidar de toda a movimentação dos veículos e utilizar os dados gerados para acompanhamento dos Indicadores Gerenciais:
- Índice de Ociosidade - explicita a dimensão do desperdiço das horas disponíveis.
- Índice de Utilização - Hora - permite identificar os veículos que apresentam baixo índice de utilização-hora além de permitir o Dimensionamento da Frota.
- Índice de Consumo - permite acompanhar o desempenho individual dos veículos e identificar aqueles que apresentam consumo irregular de combustíveis.

• Do cadastro: clientes, credores, pessoal, setores, veículos.
• Do movimento: solicitações de transporte.
• Da tesouraria: contas pagas e conciliadas e contas a receber.
• Da manutenção: inventário físico, ordens de serviço e vida útil - itens sistema veicular.
• Do controle de frota: controle da operação e da manutenção.

• Preferências - para digitar o Nome da Empresa que sairá na impressão dos relatórios, a Data Inicial de processamento das informações e o horário do Expediente para apontamento da mão-de-obra de manutenção própria.
• Senhas de acesso ao sistema.

- Back up
Para fazer o back up dos arquivos que sofrem alterações diárias, dos arquivos que sofrem alterações mensais e dos arquivos de dados e tabelas que sofrem alterações eventuais e para recuperar os arquivos desejados.

• Ajuda Sensitiva ao Contexto
Em qualquer tela do sistema o operador poderá obter ajuda clicando o botão F1 no campo desejado, para obter a ajuda sensitiva ao contexto, ou então, clicando a opção Ajuda do SAF do menu Ajuda, ou ainda para informações Sobre o SAF.

• Desenvolvimento do Sistema
O sistema foi desenvolvido em linguagem Delphi 5 para plataformas Windows 95/98/NT/2000/XP na versão Multiusuário, acessível em microcomputadores com os seguintes requisitos mínimos de hardware: Pentium II, memória RAM de128 Mb, 20Mb de espaço em disco, monitor SVGA 256 cores com resolução 800 x 600.

• Preço do Aplicativo
O aplicativo é alugado por R$ 800,00 (oitocentos reais) mensais mediante Contrato de Licença de Uso e Locação de Software com validade mínima de 12 (doze) meses compreendendo as despesas com treinamento, implantação e adequação do aplicativo às necessidades do cliente. Após os 12 (doze) meses, o mesmo valor como Assistência Técnica não obrigatória.
Para conhecer em detalhes o aplicativo SAF – Sistema de Administração de Frota de Veículos faça seu “download” clicando aqui. O "download" do aplicativo está condicionado à participação do interessado nos cursos da PLAYSOMA ou à aquisição do aplicativo COI - Custo Operacional Imediato clicando aqui.

• Suporte
Para maiores detalhes sobre o aplicativo SAF - Sistema de Administração de Frota entre em contato com a PLAYSOMA através dos e-mails: jc_marques@uol.com.br ou marques@playsoma.com.br ou ainda pelo tel. (11) 2671.0429 para agendar uma visita, receber esclarecimentos e/ou adquirir o aplicativo junto com sua customização.