COI FROTA - CUSTO OPERACIONAL PADRÃO DE FROTA DE VEÍCULOS

O COI – Custo Operacional Imediato é um sistema de informações especialmente desenvolvido para calcular o custo padrão da frota de veículos de empresas de transporte de carga ou de passageiros, ou ainda, de empresas prestadoras de serviços que possuem frota de veículos.
O custo padrão de um veículo é a mais importante referência para se saber por quanto poderão ser vendidos os serviços de transporte para empresas de transporte de carga ou de passageiros – transporte como fim, ou então, para saber, através do cálculo do custo operacional padrão da frota, se a empresa prestadora de serviços está gastando ou não um valor razoável com a sua área de transportes – transporte como meio ou como fim.
COMO OS DADOS INICIAIS SÃO COLETADOS?
Com base no questionário “Avaliação Técnica do Cliente” preenchido pela empresa com marca, modelo, tipo e combustível de cada família, quantidade de veículos por família, idade média da família, total de veículos da frota e idade média da frota, e ainda, por família de veículos (veículos de mesma marca, modelo, tipo e combustível) a quilometragem média mensal percorrida, a capacidade de transporte de passageiros do veículo ou a capacidade de carga em toneladas, é feito o cadastramento dos veículos representantes de cada família.
COMO É FEITO O CÁLCULO DO CUSTO OPERACIONAL PADRÃO?
O custo operacional é o instrumento mais importante na administração da frota de veículos. No cálculo do custo operacional padrão dos veículos representantes de cada família são considerados os elementos de custo fixo e os elementos de custo variável:
• DESPESAS FIXAS
São as despesas que não variam no tempo e independem da utilização do veículo. Os elementos de custo fixo são calculados da seguinte forma:
Depreciação Operacinal
É a perda do valor do veículo como decorrência do desgaste pelo uso e da sua obsolescência. A depreciação operacional é um custo – porque não há desembolso de valor – e não uma despesa. Representa o valor que deverá ser aplicado no mercado de capitais para renovação do veículo no final da sua vida útil. É calculado pela diferença entre o valor de aquisição do veículo novo (informação fornecida ao sistema) e o seu valor residual (informação sugerida pelo sistema), dividida pela sua vida útil em meses (informação sugerida pelo sistema).
Remuneração do Capital
Também não é uma despesa. É o retorno esperado do investimento efetuado na compra do veículo. É calculado levando-se em conta a depreciação operacional (informação calculada) e a % de juros ao ano (informação fornecida ao sistema) para cálculo da remuneração do capital investido no veículo.
Licenciamento
São as despesas com IPVA (informação sugerida pelo sistema), licenciamento propriamente dito, seguro obrigatório e seguro facultativo (informações fornecidas ao sistema), somadas e divididas por 12 meses.
Salário da Equipe
São as despesas com salários e encargos sociais praticados pela empresa com motorista e ajudantes. É calculado levando-se em conta o salário médio da equipe – motorista e ajudantes (informação fornecida ao sistema) multiplicado pelo número de funcionários da equipe (informação fornecida ao sistema) e pelo percentual de encargos sociais – fator (informação fornecida ao sistema).
Leasing/Consórcio/Locação
Se o veículo não for próprio, neste elemento de custo é considerada a parcela mensal paga a título de LEASING, CONSÓRCIO ou LOCAÇÃO (informação fornecida ao sistema). Neste caso, os custos mensais com DEPRECIAÇÃO OPERACIONAL e REMUNERAÇÃO DO CAPITAL serão iguais a zero.
Cota Administrativa
É a soma das despesas com mão-de-obra de administração de frota, água, luz, telefone, materiais de escritório, aluguel das instalações, impostos etc (informação fornecida ao sistema). Se não for informada ao sistema, este considera a cota administrativa igual a 20% do custo fixo mais o custo variável. É calculada dividindo-se o total das despesas informadas pela quantidade de veículos da frota (informação fornecida ao sistema).
• DESPESAS VARIÁVEIS
São as despesas que variam no tempo e dependem da utilização do veículo. Os elementos de custo variável são calculados da seguinte forma:
Combustível
É calculado pelo quociente entre a quilometragem média mensal percorrida pelo veículo em km (informação fornecida ao sistema) e o índice de consumo de combustível em km/l (informação fornecida ao sistema), multiplicado pelo preço unitário do combustível em R$/l (informação fornecida ao sistema).
Lavagem e Lubrificação
São as despesas com lavagem e lubrificação do veículo e de seus equipamentos acoplados. É calculado pelo quociente entre o preço unitário da lavagem e lubrificação em R$ (informação fornecida ao sistema) e o intervalo entre duas lavagens/lubrificações consecutivas (informação fornecida ao sistema), multiplicado pela quilometragem média mensal percorrida pelo veículo em km (informação fornecida ao sistema).
Pneus e Câmeras de Ar
São as despesas com pneus e câmeras de ar novas. A despesa mensal com pneus e câmeras de ar é calculada levando-se em conta a quantidade de pneus dianteiros e traseiros (informações fornecidas ao sistema), os respectivos preços unitários (informações fornecidas ao sistema), a vida útil dos pneus dianteiros e traseiros em km (informações fornecidas ao sistema) e a quilometragem média mensal percorrida pelo veículo (informação fornecida ao sistema).
Manutenção
São os valores cobrados ou apropriados mensalmente com mão-de-obra, peças e acessórios aplicados aos veículos da frota da empresa. As despesas com manutenção são as mais difíceis de quantificar devido às dificuldades e deficiências de apuração, bem como as grandes variações de carga transportada, serviço executado, velocidade empregada, tipo de estrada (asfalto, barro, cascalho), clima etc. O valor mensal dos gastos com manutenção, peças e acessórios é calculado levando-se em conta o valor de aquisição do veículo novo em R$ (informação fornecida ao sistema), as despesas com pneus e câmaras de ar (informação calculada), a idade do veículo em anos (informação calculada) e a categoria do veículo (informação fornecida ao sistema).
Lubrificantes
Trata-se de um item de pequena participação no custo operacional total. Compreende os gastos com a troca dos óleos do carter, do câmbio e dos diferenciais. O cálculo leva em conta a capacidade em litros do carter, o preço unitário do litro de óleo do carter e a quilometragem de troca do óleo do carter (informações fornecidas ao sistema), as capacidades em litros do câmbio e diferenciais, o preço unitário do litro de óleo de câmbio/diferencial e a quilometragem de troca do óleo de câmbio/diferencial (informações fornecidas ao sistema) e ainda a quilometragem média mensal percorrida pelo veículo (informação fornecida ao sistema).
Despesas Acessórias
Corresponde aos gastos com: pedágio, multas, gratificação, despesas com terminais de coleta e distribuição e outras despesas associadas ao veículo.
Nota: as informações fornecidas ao sistema são lançadas em planilha específica do veículo representante de cada família.
E AGORA, O CUSTO OPERACIONAL PADRÃO JÁ PODE SER CALCULADO?
Sim. Agora todas as informações já foram lançadas na planilha para cálculo do custo operacional padrão dos veículos representantes de cada família de veículos. Processada a planilha obtém-se o Demonstrativo do Custo Operacional Imediato/Reduzido, contendo o valor e a participação percentual de cada elemento de custo fixo e variável, o custo total, os quilômetros percorridos, as toneladas transportadas, as horas de utilização, os passageiros transportados e os custos operacionais por km, por ton.km, por hora e por passag.km. Quando for necessário reduzir o preço de venda do serviço de transporte, o sistema calcula o custo operacional reduzido não levando em conta no cálculo os custos com depreciação operacional e remuneração do capital.
O QUE PODE SER FEITO COM TÔDAS ESSAS INFORMAÇÕES?
Uma vez calculado o custo operacional imediato e reduzido dos veículos representantes de cada família de veículos da frota de sua empresa, será possível fazer o faturamento imediato e reduzido, levando-se em conta o custo operacional padrão/km para empresas prestadoras de serviço (empreiteiras, locadoras, de serviço público etc), o custo operacional padrão/ton.km para empresas de transporte de carga, o custo operacional padrão/hora para equipamentos de transporte pesado de cargas unitárias (guindastes, pórticos, tratores, retroescavadeiras etc), o custo operacional padrão/passag.km para empresas de transporte de passageiros, o percentual de impostos sobre o faturamento e a margem de lucro desejada.
Pode-se também comparar o custo operacional padrão total e os elementos de custo dos veículos próprios ou contratados, por tipo de veículo, por marca, modelo e ano de fabricação, bem como, em todos estes casos, o custo operacional imediato – com todos os elementos de custo e o custo operacional reduzido – sem os elementos de custo: depreciação operacional e remuneração do capital.
E O CUSTO OPERACIONAL PADRÃO DA FROTA DA EMPRESA, COMO É CALCULADO?
O relatório “Custo Operacional da Frota” apresenta a quantidade de veículos por família, marca, modelo, tipo e combustível do veículo representante de cada família e respectivos custo total, por km, por ton.km, por hora, por passag.km, o custo total por família e por fim o custo operacional padrão da frota da empresa. Este último valor, se o custo for reduzido, dirá se a sua empresa está gastando ou não um valor razoável com a área de transportes.
O outro relatório “Elementos de Custo da Frota” apresenta a quantidade de veículos por família, marca, modelo e ano de fabricação do veículo representante de cada família e respectivos valores dos elementos de custo: Licenciamento, Salário da Equipe, Leasing/Consórcio/Locação, Cota Administrativa, Combustível, Lavagem/Lubrificação, Pneus/Câmaras, Manutenção, Lubrificantes e Despesas Acessórias, por veículo e totais. Estes últimos valores permitirão verificar se os gastos da empresa com os elementos de custo são elevados ou não.
TODAS AS INFORMAÇÕES FORNECIDAS AO SISTEMA PRECISAM SER ATUALIZADAS?
Sim. Todos os preços e valores utilizados no primeiro cálculo do custo operacional padrão do veículo representante de cada uma das famílias de veículos da frota da empresa, devem ser revistos periodicamente, adaptando-os à realidade de sua empresa por comparação com os elementos de custo histórico e com os preços dos insumos no mercado local.
CONCLUSÃO
Se a frota de veículos da sua empresa for padronizada serão poucas as famílias de veículos existentes e o cálculo do custo operacional padrão dos veículos representantes das famílias de veículos, o cálculo do custo operacional padrão da sua frota e o cálculo de seus elementos de custo ficará amplamente facilitado, rápido e restrito a uma ou duas dezenas de veículos e por isso chamado de Custo Operacional Imediato.